4.2.4 Contract
De fase van contractering, het verwoorden en vastleggen van doelen, plan van aanpak etc., is het moment om invloed uit te oefenen. De problemen worden in deze fase steeds duidelijker en ook de onderlinge verhoudingen tekenen zich dan af, inclusief die tussen klant en adviseur. Het is zaak de overeenkomst zo helder en expliciet mogelijk te maken.
Hoe doe ik dat?
- U legt de omschrijving van de gebruikelijke elementen vast, zoals: het probleem of probleemgebied, de doelstellingen van het project, de relevante informatie, de wederzijdse rollen en verantwoordelijkheden, het product dat u zult leveren, de steun en de betrokkenheid van de cliënt, het tijdschema, de vertrouwelijkheid en ten slotte de wederzijdse feedback
- U beseft dat daarnaast sprake is van een sociaal contract tussen adviseur en klant (doorgaans een lijnmanager). De functie van dit contract is wat er met en in een project gaat gebeuren. De verantwoordelijkheid voor de relatie ligt daarbij aan twee kanten
- U beseft dat daarnaast sprake is van een psychologisch contract d.w.z. een geheel van onuitgesproken verwachtingen bij adviseur en cliënt over wat beide partijen, afgezien van de basisafspraken, in de relatie zullen geven en ontvangen
- U weet dat het belangrijk is deze onuitgesproken verwachtingen vanaf het begin af aan zo expliciet mogelijk te verwoorden en bij voorkeur ook zo veel mogelijk te formaliseren. Vaak bouwt men 'werkenderwijs de brug' en dat betekent dat men van twee kanten een slag om de arm moet houden. Dat vergt vertrouwen en dus openheid. Procesadvisering is dus niet gediend met het formaliseren van adviesovereenkomsten, maar wel van procedurele en relationele transparantie
- U beperkt zich tot enkele basale afspraken over de hoeveelheid tijd die in het geding is, in die zin dat er wel een maximum tijd wordt genoemd, maar dat niet wordt verwacht dat die helemaal zal worden opgebruikt. Twee centrale criteria zijn daarbij: zinvol en nuttig
- U zorgt er voor dat beide partijen zich vrij moeten voelen de relatie te verbreken op het moment dat die naar hun gevoel niet meer bevredigend of nuttig is. U voorkomt daarmee gezichtsverlies, maar ook dat er iets gebeurt omdat het 'toevallg' zo afgesproken was
- U realiseert zich dat u als advisieur vaak heen en weer pendelt tussen gemaakte afspraken en voortschrijdend inzicht. Het is een vergissing om ervan uit te gaan dat u (of uw client) alles aan het begin van het traject kunt overzien
- U blijft dan ook voortdurend in gesprek om feedback te krijgen en uw kwaliteit te bewaken, maar vooral ook om ervoor te zorgen beide partijen nog altijd dezelfde doelen en succescriteria hanteren.
Meer weten? Zie Adviseur